Як підвищити ефективність будь-якої групи або команди

Не чекайте миттєвого рішення з допомогою чарівної пігулки. На ефективність групової роботи () впливає комплекс факторів.

Наберіться терпіння.

Для реального і стійкого результату потрібно взяти до уваги кожен в кожному з цілих п’яти напрямків. Як швидко ви досягнете успіху – залежить від здатності визначити серед всіх перерахованих факторів найвужче місце, позбувшись від якого, ви помітите, як почнуть відбуватися стрімкі позитивні зміни: решта «підтягнеться» .

1. Зовнішні фактори

Поведінка і ефективність людей у групі залежить від компанії, в яку ця група входить. Якщо конкретніше, то на групу впливає:

• Стратегія розвитку компанії.
• Організаційна структура.
• Формальні норми і правила компанії.
• Ресурси.
• Система підбору персоналу.
• Система мотивації.
• Організаційна культура.

Коротко розкриємо кожен пункт.

Стратегія розвитку компанії – це насамперед цілі компанії та засоби їх досягнення. Поточними цілями компанії може бути зниження витрат, підвищення якості продукції, розширення сфери збуту продукції. Ясно, що загальна стратегія прямо впливає і на стратегію роботи кожної конкретної групи всередині компанії. Зазвичай як тільки намічаються зміни, в групах назріває напруга і занепокоєння.

Організаційна структура компанії – це перш за все те, хто і на якому рівні приймає те чи інше рішення, хто кому про що доповідає і хто за що відповідає. В організаційній структурі закладено місце для кожної підструктури компанії в загальній ієрархії, позначений формальний лідер кожної структурної одиниці і взаємовідносини підрозділів між собою.

У кожній компанії так чи інакше є формально встановлені правила. Це правила внутрішнього трудового розпорядку, положення, приписи, що регулюють поведінку співробітників. Чим більше таких правил – тим більш постійним і передбачуваним буде поведінка співробітників. У всякому разі, з більшою впевненістю можна так вважати.

Ресурси організації – це співробітники, грошові кошти, сировину, матеріали, обладнання та все, що необхідно для створення і просування продуктів і послуг. Те, наскільки компанія забезпечена всім необхідним, впливає на специфіку роботи всієї компанії та кожного її підрозділу. Приміром, якщо робочої сили занадто багато, спостерігається нераціональне її використання та зниження ефективності роботи. У випадку з дефіцитом робочої сили спостерігається підвищення праці, зниження якості, вигорання працівників. Недолік будь-яких ресурсів зазвичай створює конфліктну ситуацію.

У кожної компанії своя система підбору персоналу для всієї організації і для кожного підрозділу зокрема: різні системи побудови бренду роботодавця, майданчики для пошуку, процеси відбору кандидатів. З найнятих працівників формуються команди, тому фактор підбору персоналу на ефективність роботи команд впливає безпосередньо.

Якщо компанія підтримує командну роботу і прагне до підвищення ефективності команд, при підборі співробітників потрібно віддавати перевагу кандидатам з навичками групового прийняття рішень, ведення переговорів і вирішення конфліктів. Якщо таких навичок немає, варто провести навчання – допоможуть вашим співробітникам придбати всі необхідні навички.

На ефективність групової роботи також впливає система мотивації або система оцінки і заохочення співробітників. Вона може бути вироблена в межах всієї організації або окремих підрозділів. Якщо компанія робить ставку на колективну роботу, це враховується при підборі персоналу, і при мотивації співробітників.

своєї компанії нові співробітники починають розуміти лише через кілька місяців після того, як влаштувалися на роботу. Це значить розуміти, яка поведінка тут вважається прийнятним, а яке не заохочується, яким чином можна досягти успіху і як уникнути неприємностей, де не варто ставити запитань і де не слід бути занадто відвертим, де доречна правда, а де краще промовчати. Іноді важливо і як одягатися, які аксесуари використовувати і навіть на яких автомобілях їздити.

Кожна група – це субкультура в організаційній культурі всієї компанії. Вона керується законами всієї компанії і може виробляти на їх основі свої локальні, створюючи власні неписані правила.

Якою б не була група, люди самі приходять до неї, слідуючи своїм внутрішнім потребам. Кожен може вийти з групи, якщо не отримує в ній очікуваного. Люди об’єднуються в групи з різними цілями – щоб посилити свій вплив, забезпечити свою безпеку або закрити свої потреби в самоповазі, спілкуванні, отриманні статусу.

Якщо формальні групи створюються в компаніях для виконання конкретних завдань, то неформальні – для задоволення своїх соціальних потреб. Неформальні групи істотно впливають на поведінку людей в компанії і ефективність формальних груп.

Жодна група не схожа на іншу, але в кожній групі відображається стратегія розвитку всієї компанії. На групу так чи інакше впливають формально встановлені норми і правила, система мотивації та підбору персоналу. Якщо помилки закладені на зовнішньому рівні, добитися максимальної ефективності самої групи буде неможливо.

2. Можливості кожного

Ефективність роботи всієї групи буде залежати від можливостей кожного. Мова йде про такі можливості:

• Здібності. Важливо, що вміє кожен співробітник і наскільки він здатний робити це в групі.
• Особистісні якості. Важливими для ефективності комунікабельність і самостійність.

Як правило, люди з видатними або важливими для виконуваних завдань здібностями більш активно залучені в роботу, стають формальними або неформальними лідерами, отримують найбільше задоволення при застосуванні своїх здібностей. Різні завдання вимагають від учасників різних інтелектуальних можливостей. Чим вище можливості кожного учасника, тим вище груповий результат.

Якщо комунікабельність, самостійність здатні принести групі успіх, то владолюбство і прагнення домінувати можуть паралізувати роботу всієї групи.

Окремо взятий фахівець, який ефективно працює в одній групі, може не підвищити ефективність іншої групи, оскільки ефективність – результат обліку системи факторів. Потрібно враховувати структуру групи – формальне лідерство, ролі, норми, статус, розмір і склад, поставлені завдання.

3. Структура групи

До структури групи можна віднести такі компоненти:

• Формальне лідерство.
• Ролі.
• Норми.
• Статус.
• Розмір.
• Склад.

У кожній групі є формальний лідер. Це зазвичай керівник підрозділу, начальник відділу або керівника проекту. Роль лідера – створити атмосферу та моральний клімат. Від цього значною мірою залежить ефективність роботи команди, групи, колективу.

Якщо за кожним членом групи закріплена роль – ефективність роботи групи буде вище. Роль зазвичай передбачає модель поведінки, яку чекають всі в групі. У кожного співробітника зазвичай не одна роль в компанії, тому добре грати свою роль в конкретній групі – завдання не з простих.

Краще справлятися зі своєю роллю вдається тільки в одному випадку – коли вона передбачає поведінку а) природне для самого співробітника і б) очікуване від оточуючих. Якщо роль в робочій групі не збігається з існуючими стереотипами працівника, він буде грати її з низькою ефективністю.

Норми виробляються, щоб діяльність була злагодженою. Всі передбачені «обряди» повинні виконуватися всіма учасниками. Вони повинні бути зрозумілими й прийнятними для кожного, інакше група буде працювати з недостатньою ефективністю.

Слід враховувати, що крім формальних норм у групі існують і неформальні, причому, їх більшість. Саме вони справляють найістотніший вплив на взаємини між співробітниками, що безпосередньо впливає на ефективність роботи всієї групи.

Неформальні норми можна визначити три категорії:

1. Відносяться безпосередньо до виконання роботи і до якості результатів (інтенсивність, ставлення до якості і строків).
2. Щодо зовнішніх факторів (форма одягу, ставлення до тих чи інших ситуацій – переробкам, зриву термінів, взаимоподмене).
3. Пов’язані з розподілом ресурсів у межах групи (у кого до чого є доступ).

Люди, які змогли пристосуватися до єдиними нормами, легше приймаються в колектив і вносять свій позитивний внесок у ефективність роботи всієї групи. Той, хто не сприймає ті чи інші правила, зазвичай стикається з тиском оточуючих, які прагнуть коригувати поведінку порушників норм.

Під статусом у групі розуміються ранги, присвоєні різним членам групи. Статуси можуть бути формальними і неформальними. Приклад формального – переможець конкурсу, неформального – шановний співробітник, з якою радяться.

Розмір групи впливає на ефективність не менше, ніж інші фактори. За результатами досліджень, найбільш продуктивними виявляються малі групи (орієнтовно 7 осіб), які працюють над конкретним завданням, і групи від 12 і вище, приймають спільне рішення.

Склад групи – це люди з різними знаннями і досвідом. Вважається, що чим разнороднее група, тим вона ефективніше. Часто це правда.

4. Завдання

Перед групою стоїть завдання, від специфіки якої теж залежить ефективність групової роботи.

Якщо група вирішує складні завдання, важливо вміти обговорювати, а якщо рутинні – стандартизувати і формалізувати робочий процес. Важливе місце серед факторів ефективності займає здатність обмінюватися інформацією в процесі групової роботи. Його теж корисно стандартизувати.

5. Згуртованість та ефективність

Згуртованістю вважають задоволеність учасників спільної роботою і бажання продовжувати працювати разом.

Згуртованість визначають такі фактори:

• Час, проведений разом.
• Труднощі при вступі в групу.
• Розмір групи.
• Зовнішні умови.
• Успіхи і невдачі групи в минулому.

Чим більше часу люди разом – тим вони згуртовані. Вони встигають виявити загальні інтереси, навчитися розуміти один одного, встановити дружні контакти.

Чим важче було потрапити в групу – тим згуртованішими група.

Чим менше група, тим вона більш згуртованими. У великій групі обов’язково з’являться всередині групи поменше.

Зовнішні фактори впливають на згуртованість групи. Група може швидше і міцніше згуртуватися під зовнішньою загрозою, в періоди змін, при невідомості і розгубленості.

Успіхи і невдачі, вже пережиті групою, впливають на згуртованість.

Помилкою було б вважати, що згуртованість – єдиний шлях до ефективності. Сама по собі згуртованість у деяких ситуаціях може навіть перешкоджати ефективності, якщо формальні або неформальні норми поведінки не сприяють досягненню високих результатів.

Як підвищити ефективність групової роботи

Як бачимо, цілих 5 видів факторів серйозно впливають на ефективність роботи в групі. Неможливо висмикнути з них тільки один, розвивати його без урахування інших, і досягти таким чином максимальної ефективності групової роботи.

Якщо розглядати групу як двоє і більше людей, що об’єдналися для досягнення конкретних цілей, важливо все – що це за цілі, що за умови привели групу до об’єднання, хто в неї увійшов, з яким багажем, якими засобами володіє група.

Підвищення ефективності групової роботи – це облік всіх п’яти складових:

• Створення благополучної зовнішнього середовища.
• Підбір і розвиток кожного члена групи.
• Оптимізація структури групи.
• Облік специфіки завдань при роботі зі структурою.
• Робота над згуртованістю.

В часи змін, таких як зараз, ефективність стає критично важливим чинником успіху, тому що ресурси часто виявляються вузьким місцем для компанії. А ми пам’ятаємо, що ефективність – це скорочення витрат.

Групова робота ефективніша, ніж індивідуальна, а команди більш ефективні, ніж просто робочі групи. З урахуванням цього проаналізуйте свою поточну ситуацію, без паніки, суєти і судомного пошуку чарівних таблеток зробіть усе можливе для зміцнення своїх позицій і розширення можливостей.